就活ママ必見！どんな電話でも応対できる!!上手に取り次ぐコツとは!?

新米社員としては、電話がかかってきたら、誰よりも先に取りたいところ。ただ、電話の内容が理解できないことも多く、困ってしまうことも多いのではないでしょうか？　まずは電話の相手に失礼にならないよう、そして会社の好感度を上げるための電話取り次ぎのコツを今回は伝授いたします！　ブランクがあるママもしっかり確認して、自信を持って電話対応をしたいですね。

「○○君、いる？」には、不快感を表さない！

いきなり「○○君いる？」と言い、電話をかけてくるお客さんがたまにいます。しかし、新人はその威圧感に負け、すぐに電話を取り次ぎがちです。もちろん、これは絶対にNG。相手が名乗らない場合には、「恐れ入りますが、どなたさまでしょうか？」などと聞き、名前を必ず確認しましょう。

また中には、会社名だけ名乗る人も。その場合も「失礼ですが、お名前も教えていただけますか？」などの丁寧な対応で乗り切りましょう。そのとき、相手の態度がどんなに不愉快でも、感情は必死に抑えて！

分からないことは、迷わず先輩にバトンタッチ！

電話の相手が、いきなり用件を話し始めるのはよくあることです。自分でわかる用件なら「私がお伺いいたします」と対応しても構いませんが、あやふやな知識で応対すると、相手にも失礼になりますし、何より会社の信用が失われます。

まずは、伺った用件はメモ書きに。さらに自分で対応できない、と分かったら「それでは、担当と代わりますので少々お待ちください」の言葉を添え、担当者と代わりましょう。そのとき、先に承った用件をメモ書きして渡すことも忘れずに！

電話保留は30秒以内！

電話取り次ぎの際は、「○○と代わりますので、少々お待ちくださいませ」と言い、保留ボタンを押しましょう。きちんと電話が取り次がれたかも、見届けなければいけません。お待せする時間は30秒以内が目安。それを超えるようなら一旦受話器を上げ、何らかの中間報告をしましょう。

担当者が電話に出られない！

あいにく外出や電話中で、担当者が電話に出られないことは、よくあることです。まずは「申し訳ございません」と伝え、担当者が電話に出られない理由を伝えたうえで、「いかがいたしましょうか？」と、その後の対応を相手に決めてもらいましょう。

また担当者が外出中の場合は、「大変申し訳ございません。○○はただいま外出中で、○時に会社へ戻る予定です。いかがいたしましょうか。」と伝えるのが礼儀です。たとえ、帰る時間が分からなくても「何時に戻って来るかはわかりません」という言葉だけは絶対に避けて。会社の信用を著しく損なってしまいます。そのためにも、外出した社員の帰社時間はしっかりと把握しておくといいですね。

会社にかかって来る電話の内容は、相手によってさまざまです。ただ、電話の上手な取り次ぎ方さえ覚えておけば、ほとんどの電話は失礼なく応対できます。あなたと会社の好感度アップのため、電話の取次ぎの方法は、しっかりとマスターしましょう。

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参照／ 新入社員のための電話マナー研修「上手な取次ぎ方」
ビジネス知識・ビジネススキルの学びサイト　ビジネス図鑑「電話取次ぎのマナー」