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仕事

2016.03.04

いまさら聞けない!就活ママの『メール』基本マナー

いまさら聞けない!就活ママの『メール』基本マナー

電子メールは便利な反面、相手の顔が見えないことから、最低限のマナーが必要です。就職活動では、応募だけでなく面接日時のやり取りなどもメールで行う企業が多いですよね。今一度おさらいをして、社会人としての一歩を踏み出しましょう!

一文字違うだけで命取り! アドレスは正確に!

メール マナー1

『メールアドレス』は一文字でも間違うと相手に届きません。アルファベットの連なりは間違えやすいので、一字一句正確に入力しましょう。

アドレス入力で間違えやすい文字

  • 『.(ドット)』と『,(コロン)』
  • 『_(アンダーバー)』と『-(ハイフン)』
  • 大文字の『I(アイ)』と小文字の『l(エル)』
  • 小文字の『q(キュー)』と数字の『9』

電話や手書きでアドレスを教えてもらったときは、アルファベットを確認しておくと安心です。

『CC』や『BCC』って? 機能を覚えて活用!

メール CC BCC

基本的にメールは『宛先』(『TO』と記載される場合も)にアドレスを入力して送信します。宛先を複数人にした場合は、宛先の全員がアドレスを見ることができます。

『CC(カーボンコピー)』は、宛先に送ったメールを、『CC』のアドレスの人にも確認のため送るという意味で使います。『CC』に記載されたアドレスは、宛先のアドレスの人も、『CC』のアドレス人も、全員見ることができます。『BCC(ブラインドカーボンコピー)』は、メールを誰に送ったかを知らせたくない場合に使うツールです。メールを受け取った人は、自分以外には誰に送られているのかがわかりません。

時と場合によって、『CC』と『BCC』を使い分けると便利ですよ。

簡潔でわかりやすい『件名(Subject)』を!

メール マナー2

メールの『件名(Subject)』は、普段友だち同士の連絡では使うことは少ないですが、ビジネスでは必須。これは受信した人が、すぐに読むかあとで読むかという判断をするだけでなく、メールを検索しやすくするという利点も。『○○の件について』や、『△△のご連絡』など、わかりやすい件名をつけましょう。

『本文』ではしっかり自分の名前を名乗ることを忘れずに

差出人のメールアドレスだけでは誰なのかわからないので、『本文』では簡単なあいさつや自分の名前を書くことが必要です。相手が読みやすい文章になることを心がけて、改行などの工夫を入れて。『本文』の最初で次のように名乗りましょう。

  1. まず相手の社名と名前を入れます。(例:AA株式会社BB様)
  2. 簡単な挨拶を入れます。(例:いつもお世話になっております。)
  3. 差出人のメールアドレスだけでは誰なのかわからないので、所属や肩書きと自分の名前を入れます。(例:株式会社CCのDDです。)

『本文』は必要事項の要点をまとめて簡潔に、相手が読みやすい文章を心がけてくださいね。1行の文字数は、多くても35文字程度になるようにして、できるだけ改行を多く使いましょう。長い行数になる場合は、段落ごとに空行を入れて。普段友人とのメールでは改行はあまり使いませんが、ビジネスでは意識して使いましょう。

また、いつもの癖で絵文字を使いたくなるときもあるかもしれませんが、ビジネスで絵文字はNGです。最後に署名(Signature)として、会社名、氏名、電話番号、FAX番号、Eメールアドレスなどを記載します。一度テンプレートを作っておけば自動でメールの末尾にセットされますよ。資料などは添付ファイルとして送ります。

メールは手軽な連絡手段である反面、感情が伝わりにくいので、相手に勘違いをさせてしまう恐れがあります。ですから感情を伝えたい場合は、直接会うか電話や手紙で気持ちを伝えるのがベストです。また、緊急の連絡の場合は、メールではなく電話などで確実に伝えましょう。

最低限のマナーをおさえれば、ビジネスでのやり取りがとてもスムーズに行えます。自信を持ってEメールを活用してください!

参照/ Iタウンページ『Eメールの基本』

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しみず

しみず

都内の大学を卒業後、青果物業界・金融業界勤務を経て、2010年に男の子を出産しました。現在は、子育ての経験を活かしながらライターをしています。健康オタクで、衣食住はできる...

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