いまさら聞けない就活ママの基本マナー　～電話のマナー編～

子どもが幼稚園や学校に通い始めるのを機に、社会復帰を目指して就活をスタートするママもいることでしょう。社会復帰のその前に、確認したいのがビジネスの場での基本マナー。特に電話応対は、会社のイメージを左右する大事な仕事です。

会社に入社して電話応対がしっかりしていれば、「やるな！」と思われるかもしれませんよ。さっそく、電話対応の基本の『き』からおさらいしましょう！

電話は3コール以内で受話器を上げて！

電話応対は会社のイメージを左右するもの。どんなに忙しくても、電話が鳴ったら3コール以内で取りましょう。万が一、それ以上待たせてしまったら「大変お待たせしました」のひと言を忘れずに。

電話を取ったら「お電話ありがとうございます」を入れると好印象！

電話での最初の声は聞き取りにくいもの。

「はい、○○でございます」
「お電話ありがとうございます。○○でございます」

のように、会社名の前にワンクッション入れるだけで、印象も良くなり、会社名もスムーズに伝わります。

先方の名前は必ず確認！聞いたらきちんとあいさつ

電話口の相手の名前が分からないまま、取り次ぐことは避けましょう。「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますか？」などの丁寧な言い回しで、相手の名前をしっかり確認。分からないまま取り次ぐと、トラブルの原因にもなりかねません。

名前を聞いて、取引先やお得意様なら、「お世話になっております」、会社内の人なら、「お疲れさまです」のひと言を忘れずに。取引先やお得意様を事前にリストアップしておけば、失礼なく対応できますよ。

相手の声が聞こえづらいときは丁寧に！「もう少し大きな声でお願いします」はNG！

相手の声が聞きづらいとき、「もう少し、大きな声でお願いします」と言ってしまうのは、完全にアウト。「恐れ入りますが、お電話が遠いようです。もう一度お名前をお願いいたします」などのように丁寧に尋ねましょう。

用件を正確に伝えるためには復唱確認！

当たり前のようで意外とできないのが“復唱確認”。これをする、しないによって、用件が正確に伝わるかどうかが大きく変わります。最低でも相手の名前や会社名、電話番号だけは、電話を切る前にもう一度声に出して確認しましょう。

電話を終えるときは先方が先に切るのを待って

基本はかけた方から切るのが電話のマナー。電話の相手がお客様の場合には、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置きます。このとき「本日はお電話ありがとうございました。失礼いたします。」のひと言も忘れずに。

また受話器を雑に置くと、ガチャンいう耳障りな音が相手に届きます。そっと置くように心がけましょう。

早口はNG！明るく、ハキハキを意識して!!

電話応対で気を付けたいのは、声と言葉をしっかり届けること。そのためには、明るくハキハキとした言葉で話さなければいけません。また、語尾が強いと相手にキツイ印象を与えることも。逆に語尾を延ばすと、だらしない印象になりがちです。

電話でのクセは意外と自分では気づかないもの。自信満々に対応しても、相手に不快さを与えてしまうことだってあり得ます。久しぶりのビジネスの場。まずは周囲の人にお願いして、気づいた点やまずい点を指摘してもらうといいですね。

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参照／ ビジネス図鑑「電話の受け方・応対マナー」
ビジネスマナーのいろは「第3回　「できる」と思われる電話対応・言葉遣いのポイント」