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仕事

2015.12.15

ちゃんと知ってる?働くママには必須のメールマナー

ちゃんと知ってる?働くママには必須のメールマナー

在宅で働くママはもちろん、会社で働くためにも絶対に必要なメールのマナー。子どもが大きくなってから初めて事務職を始めるママや、ITが苦手なママだと、知らないことばかりかもしれません。

そこで働く前に知っておきたい、基本的なメールマナーをレクチャーします。

メールの宛先を入れたあとは『件名』をつける

新規メッセージを開くと、宛名の下にある「件名」。これはメールのタイトルです。メールの内容にもよりますが、基本的には、何を伝えたいのか、何をして欲しいのか、などを集約した短い文章を入れていきます。

友だちとのメールの感覚で「空欄」のまま送信するのはNGです。
迷惑メールとも思われてしまいますので、件名はしっかり入れましょう。

[例]

  • 求人広告の募集について
  • 【至急ご確認お願い致します】会議日程変更について
  • 【ご連絡】打合せ日程について(株式会社ママプレス 営業部 田中)

本文を書く前に必ず『名乗る』

件名を書き終えたら次は本文に入ります。本文を書くときは、まず「誰」に対してなのかを明確にしてから名を名乗ります。基本的には相手の社名と部署名、肩書きを書きます。そして、「お世話になっております」などの簡単な挨拶を書き、自分の名前を書きましょう。

[例]
株式会社○○○
営業部
部長
鈴木さま

お世話になっております。株式会社ママプレスの田中です。

相手が読みやすいように『改行を適宜使う』

改行がなく延々と続く長文メールは、読みにくく、重要な内容がうまく伝わらないことがあります。メールの文章は簡潔にするのが基本ですが、どうしても長くなる場合は改行を利用しましょう。その場合1行あたりの文字数は30文字程度にとどめ、5行程度にまとめましょう。

1段落が終ったらさらに改行を入れ、段落ごとに用件をまとめていきます。

宛先にある『CC』『BCC』の使い方

宛先の下にある『CC』や『BCC』。これはメールを複数の人と共有するときに使います。

例えば同じ部署のスタッフ10人全員に送ったり、上司に共有して欲しいメールがあったりするときに便利な機能です。この2つの使い方を間違えるとひんしゅくを買うことがあるので、よく理解した上で使用しましょう。

『CC』

「宛先の人に送ったので確認してください」と、参考や情報共有に使う宛先。返信は基本的に宛先の人からのみ、CCの人からはこないことがほとんどです。

『BCC』

BCCの受信者は他の受信者に表示されません。他の受信者にアドレスを知られたくない場合に使います。一斉送信や上司との共有メールなどに使うのが一般的です。

今回紹介したのは基本的なことですが、これ以外にも実はたくさんあるメールマナー。メールに関する社内ルールを設けている会社もあるので、勤務先の会社に応じて対処していきましょう。

また、メールは今や就職時にも使うことが多いツール。マナーがきちんとしているママなら、再就職も採用率も上がるかもしれません。就職前に身につけておきましょう。

参照/ ビジネルメールの教科書「メールテクニック」

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ナミエマユコ

ナミエマユコ

大自然と動物と、美味しいものが大好きなフリーライター。最近一児の母になりました。なってみて解ったのは、子育ては幸せな反面、悩みも尽きないってこと。そんな悩めるママたち...

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