ビジネスの基本マナー『ホウレンソウ』は、ワーママの強い味方！

仕事の基本として「ホウレンソウが大事」と言われますよね。しかし”大事”ということは知っていても、それがどれだけワーキングマザーにとっても重要なものなのか、まだ認識しきれていない…という方、いらっしゃいませんか？

そこで今回は、『ホウレンソウ』の基本とポイントをまとめてみました。

ホウレンソウとは『報告』『連絡』『相談』

職場の人とのコミュニケーションで、特に重要なのがこの3つと言われています。

『報告』…現状説明。まず”結論”を伝え、その後で経過などの補足説明を行うようにしましょう。

『連絡』…”関係者に情報を伝えること”です。”上司と部下”間だけでなく、さまざまな人との間で行われます。”多数への情報共有”もまた『連絡』です。

この2つには共通点も多くあります。求められた場合だけでなく、突発事項が起きた・問題の解決までに時間がかかるといったことがあれば、自分から積極的に行う必要があること、事実を端的に伝える必要があることや、スピードが要求されることです。

『相談』…自分の抱える問題・課題・疑問点などを解消するために、主に上司や先輩に対して行うものです。

「こんなことで気軽に相談していいのかな…」と不安に感じることもあるかもしれません。しかし相談をすることで、スムーズに仕事ができたり、問題が解消されることもあり、効率よく業務を行うためには必要なものなのです。

上司が求める報告は”素早く” ”簡潔に” ”こまめに”がポイント

現状説明は「いつ行えばいいのかわからない」という人も多いものです。では、”される側”の上司は、どのように考えているのでしょうか？

上司が求める報告のポイントは、3つにまとめると”素早く” ”簡潔に” ”こまめに”となるようです。また、問題が起きたときだけでなく、順調な事柄についても、定期的に報告するのがよいです。

ワーキングマザーであれば、たとえば保育園から子どもの発熱連絡が入るなど、急に帰宅を要請されることも多いかと思います。そのような場合でも、こまめな報告で状況が逐次伝えられていれば安心ですね。

仕事がデキる人の連絡は『5W1H』”緊急度” “秘密度・機密性”を考慮

連絡は、対象も内容も幅広いものです。そのため連絡を行う際には、『5W1H（誰に、何を、いつ、何のために、どこで、どうやって）』と、『緊急度』『秘密度・機密性』を考慮する必要があります。

また、間違ったり曖昧にならないよう”直接伝える”ことも大切です。特別な理由がない場合は、関係者全員に伝えることで、メンバーによって伝わっている情報の格差が生まれてしまわないようにしておきましょう。

上司が喜ぶ相談は『内容が明確・簡潔・早め』

相談の内容は多岐に渡ります。そのため要点をまとめることが難しいように感じられることもあるでしょう。しかし”相談を受ける”側の上司からすれば、とりとめのない相談に乗るのは難しいものです。

そのため相談をする際には、『内容を明確にしておく』『簡潔に話す』『早めのタイミングを心がける』ことが大切です。内容によっては、データを添える・文書にしてまとめておくなどしてもよいですね。

子育てしながらの仕事では、そうでなかったとき以上に”臨機応変さ”や”周囲の理解・協力”が求められる場面が多くあります。ホウレンソウを日頃からしっかりと行っておくことで、ママ自身が助かるだけでなく、周囲もサポートがしやすくなるなど、負担を減らすことができるようになるのです。

ごくごく基本でありながら、非常に重要な『ホウレンソウ』。しっかりと身につけて、快適に仕事ができるようにしましょう！

参照／ All About「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）の基本」
JIM　COMPANY「仕事を円滑に進めるホウレンソウ」